Essayez de ne pas rencontrer
Ne participez pas à une réunion si les mêmes données peuvent être obtenues dans un avis, un courriel ou un bref rapport. L'une des clés pour avoir des réunions plus viables est de faire la distinction entre la nécessité de disperser les données dans un sens et de les partager dans les deux sens. Pour disperser les données, vous pouvez utiliser un mélange d'autres moyens de correspondance, par exemple l'envoi d'un courriel ou la publication des données sur l'intranet de votre organisation. Si vous avez besoin de vous assurer que vous avez transmis le bon message, vous pouvez organiser une réunion pour répondre aux questions sur les données que vous avez envoyées. En vous demandant : "Une réunion est-elle la meilleure façon de traiter cette question ?", vous éliminerez les pertes de temps en réunion et vous redonnerez à votre groupe la conviction que les réunions auxquelles il participe sont importantes.
Définir les objectifs de la réunion
Fixez des objectifs avant la réunion ! Avant d'organiser la motivation de la réunion, notez une expression ou quelques expressions pour terminer la phrase : D'ici la fin de la réunion, j'ai besoin que l'assemblée... Selon le centre de votre réunion, vous pouvez compléter la phrase avec des expressions.
Donnez un ordre du jour à l'avance
Donnez à tous les membres une motivation avant le début de la réunion. Votre plan doit comprendre une brève description du lieu de la réunion, une liste des sujets à traiter et une liste des personnes qui aborderont chaque point et dans quelle mesure. Lorsque vous envoyez la motivation, vous devez inclure l'heure, la date et le lieu de la réunion, ainsi que toutes les données de base que les membres doivent connaître pour pouvoir discuter de manière éclairée du point de rencontre. Quelle est la chose la plus essentielle que vous devez faire avec votre motivation ? L'écouter attentivement !
Affecter la préparation de la réunion
Donnez à tous les membres quelque chose pour se préparer à la réunion, et cette réunion abordera un autre aspect essentiel pour chaque partie du rassemblement. Pour les réunions de réflexion critique, demandez aux participants d'étudier les données de base importantes pour aborder sérieusement la réunion. Demandez à chaque membre de l'assemblée de réfléchir à une réponse possible à la question posée, afin que tous réfléchissent au thème de la réunion. Par exemple, pour commencer une réunion d'affaires sur une note constructive, demandez à tous les membres de passer en revue leur plus grande réussite depuis la dernière réunion et demandez à l'un d'entre eux de faire part de sa prospérité à l'assemblée. Pour des réunions moins formelles ou des réunions visant à générer de nouvelles idées, posez une question anecdotique en rapport avec le sujet de la réunion et donnez la bonne réponse dans les premières minutes de la réunion. Ces conseils sont des approches efficaces pour réchauffer l'assemblée et attirer l'attention des membres sur le but de la réunion.
Examinez le déroulement de votre réunion
Consacrez les dernières minutes de chaque réunion à l'étude des questions suivantes : Qu'est-ce qui a fonctionné admirablement lors de cette réunion ? Que pourrions-nous faire pour améliorer notre prochaine réunion ? Chaque membre doit donner rapidement une réponse structurée à ces questions. Les réponses à la deuxième question doivent être formulées sous forme de proposition d'activité. Par exemple, si la réponse d'un membre est exprimée en disant que Jim était trop verbeux, demandez-lui de reformuler sa remarque sous forme d'activité. L'annonce que nous devrions être plus à l'écoute que l'expression de nos sentiments est une recommandation plus utile.
TTE Gulf Management Consultancy offre des services précieux pour étude de marché UAE. Nous fournissons un assortiment services de création d'entreprise. Notre équipe est fière d'avoir le meilleur Consultants en création d'entreprise à Dubaï qui ont une grande expérience dans ce domaine.
